【保存版】ビジネスメールのマナー 基本編

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最近ではチャットで仕事ができるケースも業界によっては増えてはいます。
ただ、メールでのやりとりがまだ大半を占めているのかと思います。
業務で使う以上は失礼のないようにしつつも、伝えるべきことはしっかり明記しなければなりません。
相手の表情や抑揚がわからない以上、一言のニュアンスだけで判断されてしまい思わぬ誤解を招いてしまうことも往々にして発生するものです。
まずは基本のルールを抑えてトラブルのない(少ない)ビジネスライフを送りましょう。

 

TO,CC,BCCの使い分け

メール作成する際にまず宛先を指定する枠があります。
ただ、これはあとから入力したほうが良いです。
メール作成中に誤った操作により送付してしまう人をよく見かけますが、メール作成が済んだあとに指定していればそんなことも起きません。
小見出しで使い分けと書いてますが、実際はBCCは使わないほうが良いと思います。
セキュリティ系の企業でメールの宛先がすべてBCCになってるなんてこともありますが、そういった用途以外で「報告」を目的としてBCCに入れておくのはやめるほうが良いです。堂々とCCにするか、送付後に転送するのが良いでしょう。
TOとCCの使い分けはいまここで話すものでもないので割愛します。

件名の書き方

これは大事です。
要職についている方ほど受け取るメール量も、重要な内容の割合も多くなっていきます。当然比例してメール処理能力も高くなるのでその方自身はなんとかしていくのですが、優先的に自分のメールを見てもらうようにすることが大事です。
そのためには件名を工夫し相手に簡潔に内容が伝わるように工夫することが重要です。

○○○について

という件名をよく見ますが、場合にもよりますが私は正直好んでいません。
できたら「○○○について検討」や「○○○に関するご相談」とするのが良いと思います。

また、返信が続く場合に「Re:」を変更や件名自体を変更する人が居たりしますが、メーラーによってはスレッドが分離してしまったりするのでやめてもらいたいです。GMAILなどのウェブメールではやりとりが続いてもスレッドタイトル(件名)には影響を与えないのが多いのではないでしょうか。
becky!のようなメーラーでは[Re:5]など件数を入れてくれるなど非常に便利です。

f:id:mammypoko:20160527180239j:plain宛名の書き方

本文の一行目に書くのはほとんどの場合は宛先になると思います。

会社名
部署名
役職名
担当者名 様

私はこれだけのセットで来ると、若干ひきます…
わざわざこれだけ書いてるのか、もしくは機械的に送付されてるのか、いずれにしてもひきます。
個人的には担当者名だけの記載で良いとは思いますが、複数社や複数の部署があり同姓の人がいる場合には相応の情報を付与するのが良いかと思います。

注意されることが多いので最近は減ってますが、「○○社長 様」や「各位 様」というのをつけるのは無いです。

添付ファイル

提案資料や計算したエクセルファイルなどを添付してお客様に提示することもあると思います。その際とくに注意したい内容としては、「添付ファイルの容量」です。
まず、1MBを超えるようなファイルは添付しないように心がけてください。最近ではメールサーバの容量が大きくなっていることもあり、問題ないですがマナーとして心得ておくと良いと思います。10MBを超えるような場合は非常識だなぁと感じます。
そのような場合には外部提供用の転送ツールなどを活用するのが良いでしょう。

添付ファイルにパスワードをかけるかどうかについては賛否あるのではないでしょうか? 個人的にはパスワードいらないだろうと思います。そんなに大事なものはメールで相手に送るものではなく、所有権、変更権を保持した状態にしておくのが良いとは思います。

 

 

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